Krajowy System e-Faktur (KSeF). Od kiedy e-faktury?

1 lipca 2024 roku to ważna data dla polskich przedsiębiorców – już wtedy wejdzie w życie obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W tym artykule przybliżymy, na jakie zmiany trzeba się spodziewać oraz co zrobić, aby przygotować się do tego nowego rozwiązania. Dowiesz się również jakie korzyści przyniesie dla Twojej firmy wystawianie faktur przez KSeF oraz jakie będą konsekwencje nieprzestrzegania nowych regulacji.

Od kiedy e-Faktury?

• Co to jest Krajowy System e-Faktur?
• Kto ma obowiązek korzystania z KSeF?
• Od kiedy e-faktury?
• KSeF a kary finansowe

Co to jest Krajowy System e-Faktur?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to system teleinformatyczny, którym zarządza Krajowa Administracja Skarbowa. KSeF funkcjonował od początku roku 2022, jednak przedsiębiorcy nie mieli obowiązku korzystania z niego. System służy do:

• wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych,
• przechowywania faktur ustrukturyzowanych,
• dostępu do faktur ustrukturyzowanych (także dla organów egzekucyjnych).

Faktura ustrukturyzowana to nowy typ faktury, który funkcjonuje w obrocie gospodarczym od 1 stycznia 2022 roku.

Faktura ustrukturyzowana – co to takiego?

Po pierwsze, faktura ustrukturyzowana to faktura w formacie XML, którą przedsiębiorca wystawił przy użyciu wzorca udostępnionego w Krajowym Systemie e-Faktur. Każda e-faktura ustrukturyzowana jest wprowadzana do KSeF według jednego wzorca. Zawiera wszelkie elementy wymagane w stosunku do faktur, a także pola nieobowiązkowe, które są przydatne w obrocie między przedsiębiorcami.

Datą wystawienia e-faktury ustrukturyzowanej jest dzień wprowadzenia jej do systemu. System sprawdza, czy faktura została wystawiona prawidłowo. Następnie nadaje poprawnie wystawionej fakturze numer identyfikacyjny. Wtedy wystawca faktury otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru. W związku z tym datą otrzymania faktury jest dzień przydzielenia jej numeru identyfikującego. Faktura, która uzyska numer identyfikacyjny, zostaje udostępniona nabywcy.

Warto wiedzieć, że paragon z numerem NIP wystawiony na kwotę niższą niż 450 złotych nie będzie uznawany za e-fakturę.

Jak wystawić fakturę ustrukturyzowaną?

Faktury będzie można wystawiać przy użyciu:

• bezpłatnej aplikacji, którą udostępni Ministerstwo Finansów, w tym aplikacji mobilnej,
• oprogramowania komercyjnego.

Obowiązek wystawiania faktur poprzez Krajowy System e-Faktur (KSeF) obejmie czynności podlegające opodatkowaniu VAT w Polsce, w tym:

• krajowe dostawy towarów,
• świadczenie usług dokonywane pomiędzy przedsiębiorcami (B2B), na rzecz organów publicznych (B2G) lub konsumentów (B2C).

Warto pamiętać, że faktury korygujące należy również wystawiać w formie ustrukturyzowanej. Ten obowiązek dotyczy także korekty faktur, które zostały wystawione przed 1 stycznia 2024 r. w innych formach.

Ponadto przy użyciu KSeF przedsiębiorca będzie mógł wystawić  faktury VAT RR oraz faktury korygujące VAT RR. Przedsiębiorcy zachowają możliwość wystawiania e-faktur uproszczonych.

Kto ma obowiązek korzystania z KSeF?

Obowiązek korzystania z KSeF będą mieli:

• czynni podatnicy VAT,
• przedsiębiorcy zwolnieni z VAT,
• podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski NIP.

Warto wiedzieć, że przedsiębiorcy będą podlegać obowiązkowi bez względu na branżę firmy czy też wielkość jej obrotu.

Obowiązku e-fakturowania nie będą mieli podatnicy, który nie posiadają siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski. Wystawienie e-faktury przez te podmioty będzie fakultatywne.

Ponadto obowiązek e-fakturowania nie będzie dotyczył także podatników, którzy korzystają z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziale 7, 7a i 9 ustawy o VAT.

Przedsiębiorca, który wystawi e-fakturę na rzecz podmiotu, który nie prowadzi działalności gospodarczej, będzie musiał uzgodnić z kontrahentem sposób udostępnienia faktury. Przedsiębiorca będzie mógł mu ją udostępnić w dowolnej postaci. Takie samo rozwiązanie przyjęto dla transakcji z przedsiębiorcami, którzy nie mają siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski.

Od kiedy e-faktury?

Wprowadzenie obowiązku korzystania z platformy KSeF wymaga m.in. dostosowania systemu finansowo-księgowego firmy, przeszkolenia pracowników, weryfikacji i optymalizacji procedur i danych. Mając to na względzie, Ministerstwo Finansów (MF) wdraża system etapami, określając ramy czasowe dla każdego z nich. Zgodnie z najnowszymi ustaleniami:

• etap dobrowolny obowiązuje od 1 stycznia 2022 roku do 31 czerwca 2024 roku

W tym okresie dopuszczalne jest równoległe korzystanie z systemu KSeF, jako jednej z form dokumentowania transakcji, obok faktur w wersji papierowej i elektronicznej. Służy to przetestowaniu platformy oraz przygotowaniu się na nadchodzące zmiany pod względem organizacyjno – technicznym.

• etap obligatoryjny wprowadza obowiązek korzystania z KSeF od 1 lipca 2024 roku

Pierwotnie system miał obowiązywać od 1 stycznia 2024 roku, jednak ze względu na trudności organizacyjne, w szczególności zgłaszane przez średnich i małych przedsiębiorców, po konferencji uzgodnieniowej z lutego 2023 roku ustawodawca podjął decyzję o przesunięciu tego terminu.

Powyższa data dotyczy czynnych podatników VAT. Podatnicy zwolnieni podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT będą objęci obowiązkiem korzystania z KSeF od 1 stycznia 2025 roku.

Uprawnienia do platformy KSeF w Polsce

Platforma KSeF opiera się na modelu poświadczeń. Innymi słowy, do korzystania z niej niezbędne jest uwierzytelnienie i autoryzacja danej osoby w systemie. Osoba fizyczna loguje się do systemu za pomocą numeru NIP, a następnie potwierdza dane za pomocą podpisu elektronicznego, profilu zaufanego lub przez aplikację MF. Osoba prawna do skutecznego zalogowania potrzebuje pieczęci kwalifikowanej. Pozytywna weryfikacja podmiotu umożliwia przeglądanie, wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych.

Istnieją trzy rodzaje uprawnień, tj. do:

1. nadawania, zmiany lub odebrania uprawnień do korzystania z KSeF,
2. wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
3. wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, będących fakturami ustrukturyzowanymi.

Uprawnienia w potrzebnym zakresie uzyskuje się na dwa sposoby:

• elektronicznie,
• tradycyjnie.

W pierwszym przypadku odbywa się to za pośrednictwem oprogramowania dostępnego na oficjalnej stronie MF. Chcąc skorzystać z drugiej opcji, należy złożyć do właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego zawiadomienie w wersji papierowej o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA) do korzystania z KSeF.

Ustawodawca przewidział też możliwość przekazania uprawnień przysługujących podatnikowi na rzecz innego podmiotu.

Zalety KSeF dla przedsiębiorców

Ministerstwo Finansów wskazuje, że KSeF będzie korzystnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, ponieważ:

• przyspieszy obrót między przedsiębiorcami – faktury ustrukturyzowane od razu po wystawieniu trafią do kontrahenta,
• faktury ustrukturyzowane są jednolite – tworzone według określonego wzoru, co ułatwi proces księgowania,
• system przyspieszy realizacji płatności – odbiorca otrzyma fakturę natychmiast po jej wprowadzeniu do systemu,
• przedsiębiorca otrzyma szybszy zwrot VAT – w maksymalnie 40 dni, a nie 60,
• przedsiębiorca ma pewność, że jego faktura nie zginie ani nie ulegnie zniszczeniu,
• wystawca faktury nie będzie musiał jej przechowywać, ponieważ będzie ona dostępna w KSeF przez 10 lat.

Co się stanie w razie awarii KSeF?

Ministerstwo Finansów zapowiada, że w przypadku awarii KSeF zawiadomi użytkowników systemu o dacie zakończenia usterki. Ponadto administratorzy przygotują dodatkowy niezależny od KSeF interfejs, który będzie informował podatnika o awarii systemu. Programy księgowe podatników będą mogły się z nim zintegrować, aby automatycznie sprawdzać, czy system został naprawiony.

W okresie awarii podatnik będzie musiał stosować ten sam wzór faktury ustrukturyzowanej i wystawiać faktury zgodnie z nim. Podatnik będzie zobowiązany wprowadzić datę wystawienia faktury w odpowiednim miejscu. Taki wypełniony dokument będzie stanowił pełnoprawną fakturę, którą podatnik będzie musiał przekazać nabywcy w uzgodniony z nim sposób.

Kiedy KSeF wróci do działania, wystawca będzie musiał przesłać do systemu faktury, które wystawił w czasie trwania awarii. Będzie miał na to 7 dni od dnia zakończenia awarii.

Ministerstwo Finansów zapowiada, że odpowiednio wcześniej zawiadomi użytkowników systemu o planowanych pracach serwisowych i niedostępności platformy.

Co dla przedsiębiorcy oznacza wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur w Polsce ?

Ujednolicenie systemu fakturowania wymaga uwzględnienia dynamiki procesu prowadzenia działalności gospodarczej oraz potrzeb przedsiębiorców. Według aktualnych ustaleń KSeF wprowadzi m.in.:

• zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur w wersji papierowej – okres przechowywania elektronicznych dokumentów księgowych w KSeF wynosi 10 lat; przedsiębiorca ma obowiązek kontroli przepisów szczególnych w zakresie innych terminów archiwizacji,
• zwolnienie z obowiązku przekazywania pliku JPK-FA do Urzędu Skarbowego,
• skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku z 60 na 40 dni,
• bezpieczeństwo interpretacyjne i przejrzystość obrotu poprzez ujednolicenie dokumentu stanowiącego podstawę rozliczeń,
• automatyzację systemu fakturowania zmierzającą do usprawnienia rozliczeń,
• możliwość samofakturowania, czyli wystawiania przez nabywcę faktur w imieniu i na rzecz sprzedawcy,
• zwolnienie z obowiązku wystawiania w KSeF tzw. faktur konsumenckich,
• obowiązek wskazywania numeru referencyjnego faktury z KSeF przy zlecaniu płatności za fakturę,
• likwidację faktur uproszczonych (do 450 zł) od 1 stycznia 2025 roku – dokumentowanie tych transakcji nastąpi za pomocą paragonu albo faktury,
• brak możliwości podpinania załączników w postaci plików zewnętrznych do faktury wystawianej w KSeF, co znaczy że wszelkie dodatkowe informacje będą musiały przyjąć formę odrębnego pliku,
• uzależnienie odbierania faktur przez nabywcę od wyrażenia przez niego na to zgody – jej brak nie wyłącza możliwości wystawienia faktury w KSeF, ale nakłada na przedsiębiorcę obowiązek przesłania jej nabywcy w innej formie, uprzednio z nim uzgodnionej (przepisy ustawy o podatku VAT nie określają wymogów w tej kwestii), ważne jest zachowanie tożsamej treści dokumentu dla obu stron,
• zastąpienie not korygujących do faktur w KSeF fakturami korygującymi od 1 lipca 2024 roku jako jedynej formy zmiany danych.

KSeF a kary finansowe

Podatnik zapłaci karę, jeżeli:

• nie wystawi faktury przy użyciu KSeF,
• w okresie awarii KSeF wystawi fakturę w postaci elektronicznej niezgodnie z udostępnionym wzorem,
• nie prześle do KSeF w terminie faktury wystawionej w okresie awarii.

Kara pieniężna będzie mogła wynieść do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. W przypadku faktury bez wykazanego podatku kara wyniesie do 18,7% wysokości kwoty należności wskazanej na tej fakturze.

Jeżeli podatnik nie wystawił e-faktury lub wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem, kara nie będzie niższa niż 1000 złotych.

Jeśli podatnik nie prześle faktury w terminie, zapłaci karę w wysokości co najmniej 500 złotych.

Jeśli zainteresował Cię powyższy wpis i chcesz wiedzieć więcej na poruszony w nim temat, zapraszamy do współpracy z nami. Specjaliści z naszego biura rachunkowego w Łodzi są do Twojej dyspozycji, skontaktuj się już dzisiaj i daj sobie pomóc.