Elektroniczne doręczenia (e-doręczenia) to rozwiązanie, które w znacznym stopniu ułatwi przedsiębiorcom komunikowanie się z instytucjami publicznymi. Pozwalają m.in. na załatwianie różnego rodzaju spraw bez osobistego stawiennictwa. Przedstawiamy poniżej najważniejsze informacje na temat e-doręczeń dla przedsiębiorców. Zapraszamy do lektury!
Spis treści
- Co to są elektroniczne doręczenia dla przedsiębiorców?
- Baza Adresów Elektronicznych
- Procedura uzyskania dostępu do usługi e-doręczeń dla przedsiębiorców
- Elektroniczne doręczenia – zakres podmiotowy
- Ramy czasowe obowiązywania usługi e-doręczenia
- Jak przygotować się do wdrożenia systemu elektronicznych doręczeń?
- Skutki e-doręczeń dla przedsiębiorców
- Wyłączenia zastosowania usługi e-doręczeń dla przedsiębiorców
- Elektroniczne doręczenia dla przedsiębiorców – podsumowanie
Co to są elektroniczne doręczenia dla przedsiębiorców?
Elektroniczne doręczenia (e-doręczenia) zostały wprowadzone na podstawie ustawy z 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych. Ich celem jest ułatwienie komunikacji z organami publicznymi. Umożliwiają całodobowy dostęp do elektronicznej platformy doręczeń. Pozwalają tym samym na załatwienie sprawy urzędowej, bez konieczności osobistego stawiennictwa w placówce.
Usługa ta zapewnia obustronną korespondencję (przedsiębiorca – organ) z dowolnego urządzenia, np. smartfonu, tabletu, komputera, która jest odpowiednikiem tradycyjnego listu poleconego. Do użytkownika zostaje przypisany adres do doręczeń elektronicznych, zapewniający jednoznaczną identyfikację adresata i realizowanych przez niego usług. Nie jest to jednak adres e-mail, tylko odrębny adres (ciąg znaków), który umożliwia prowadzenie korespondencji elektronicznej. Co ważne, jest on niezmienny, niezależnie od późniejszych zmian adresu fizycznego.
Do zalet e-doręczeń należy zaliczyć przede wszystkim:
- bezpieczeństwo przechowywania i przepływu danych,
- szybki i wygodny dostęp do usługi,
- ułatwienie procesu komunikacji z organami publicznymi,
- ograniczenie kosztów związanych z doręczaniem korespondencji,
- zrównanie skutków e-doręczenia i tradycyjnej przesyłki poleconej (za potwierdzeniem odbioru).
Baza Adresów Elektronicznych
Baza Adresów Elektronicznych (BAE) jest zbiorem danych, w której gromadzone są adresy elektroniczne do e-doręczeń oraz dane identyfikujące podmioty obowiązane do korzystania z systemu elektronicznych doręczeń. Powyższy rejestr prowadzi minister właściwy ds. informatyzacji.
Zgodnie z ustawą, do jednego przedsiębiorcy może być przypisany jeden adres do e-doręczeń. Jednocześnie w Bazie Adresów Elektronicznych będzie ujawniony także adres do e-doręczeń na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej, czy wykonywania czynności służbowych lub wykonywania zawodu, niezależnie od adresu wskazanego jako adres do e-doręczeń, niezwiązany z działalnością zawodową lub służbową. Dotyczy to przedsiębiorców wpisanych do CEIDG oraz:
- adwokata,
- radcy prawnego,
- doradcy podatkowego,
- doradcy restrukturyzacyjnego,
- notariusza,
- rzecznika patentowego,
- radcy Prokuratorii Generalnej,
- komornika sądowego.
Procedura uzyskania dostępu do usługi e-doręczeń dla przedsiębiorców
Do uzyskania dostępu do usługi e-doręczeń konieczne jest złożenie wniosku w formie elektronicznej za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl. We wniosku należy wskazać niezbędne dane identyfikujące przedsiębiorcę, tj. nazwę, numer REGON, NIP, KRS, adres do korespondencji – w przypadku przedsiębiorców wpisanych do KRS także oznaczenie formy prawnej, adres i siedzibę, a tych zarejestrowanych w CEIDG numer PESEL oraz adres e-mail.
Wniosek podpisuje podpisem elektronicznym osoba uprawniona do reprezentacji przedsiębiorcy lub prawidłowo umocowany pełnomocnik. Należy podkreślić, że w przypadku podmiotów niepublicznych niebędących osobami fizycznymi ustawodawca wprowadził obowiązek wyznaczenia przez nie administratora do e-doręczeń. W przypadku przedsiębiorców wpisanych do CEIDG wyznaczenie administratora jest nieobowiązkowe.
Wygenerowany adres do e-doręczeń jest automatycznie wpisywany do Bazy Adresów Elektronicznych. Od tej chwili cała korespondencja pomiędzy przedsiębiorcą a organami publicznymi odbywać się będzie elektronicznie.
Elektroniczne doręczenia – zakres podmiotowy
Ustawodawca objął obowiązkiem dokonywania elektronicznych doręczeń następujące podmioty:
- przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG i KRS, czyli m.in. osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, spółki prawa handlowego,
- podmioty niepubliczne wpisane do KRS, np. stowarzyszenia, fundacje,
- wszystkie podmioty publiczne, jednostki samorządu terytorialnego.
Ramy czasowe obowiązywania usługi e-doręczenia
Usługa e-doręczeń dla przedsiębiorców zacznie obowiązywać od 10 grudnia 2023 roku. Oznacza to, że od tej daty podmioty ujawnione w KRS będą składały wniosek o założenie elektronicznej skrzynki doręczeń w momencie rejestracji w powyższym rejestrze. Przedsiębiorcy podlegający obowiązkowemu wpisowi do CEIDG będą składać wniosek o dostęp do skrzynki e-doręczeń jednocześnie z ujawnieniem w rejestrze do 1 stycznia 2024 roku.
Podmioty, których działalność została zarejestrowana we właściwych rejestrach wcześniej, będą musieli wystąpić z oddzielnym wnioskiem o uzyskanie dostępu do e-skrzynki do doręczeń. Oznacza to, że dostęp będzie musiał być aktywny dla przedsiębiorców ujawnionych w:
- CEIDG do 30 grudnia 2023 roku – do 30 września 2026 roku,
- KRS przed 10 grudnia 2023 roku – do 10 marca 2024 toku.
Zgodnie z założeniem ustawodawcy, do 2023 roku organy administracji publicznej, urzędy centralne będą zobowiązane wdrożyć system e-doręczeń. Ostateczny termin na wprowadzenie elektronicznych doręczeń przypada na 2029 rok. Od tej daty prowadzenie elektronicznej korespondencji będzie obowiązywało:
- wszystkie podmioty publiczne,
- jednostki samorządu terytorialnego,
- sądy.
Jak przygotować się do wdrożenia systemu elektronicznych doręczeń?
Przygotowanie się do wdrożenia usługi elektronicznych doręczeń wymaga wprowadzenia w dotychczasowych systemach informatycznych odpowiednich zmian, zapewniających płynność działania nowego systemu. Dobrze, jeśli przygotowania zostaną rozłożone odpowiednio w czasie, by jak najlepiej przygotować systemy wewnętrzne, przeprowadzić niezbędne testy oraz opracować zestawienie rozwiązań potencjalnych problemów.
Skutki e-doręczeń dla przedsiębiorców
Wprowadzenie systemu elektronicznych doręczeń nakłada na przedsiębiorcę obowiązek regularnego sprawdzania korespondencji (nie rzadziej niż co 14 dni). Dowód jej doręczenia zostanie wystawiony po:
- odebraniu korespondencji,
- ujawnieniu korespondencji w systemie na adres do doręczeń dla podmiotu publicznego,
- po upływie 14 dni od wysłania korespondencji przez organ publiczny na adres podmiotu niepublicznego.
Wyłączenia zastosowania usługi e-doręczeń dla przedsiębiorców
Ustawa o elektronicznych doręczeniach przewiduje, iż usługa e-doręczeń nie będzie miała zastosowania:
- do korespondencji zawierającej informacje niejawne,
- w postepowaniach regulowanych ustawą z 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych,
- w postepowaniu o udzielenie koncesji udzielanej w trybie ustawy o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi,
- jeśli przepis szczególny tak stanowi,
- do wymiany danych z systemami teleinformatycznymi za pomocą usług sieciowych.
Elektroniczne doręczenia dla przedsiębiorców – podsumowanie
System e-doręczeń dla przedsiębiorców służy usprawnieniu i unowocześnieniu komunikacji pomiędzy przedsiębiorcami i organami publicznymi. Dzięki niemu załatwienie sprawy urzędowej, które dotychczas wymagało często fizycznej obecności w placówce, stanie się możliwe do wykonania całkowicie zdalnie.
Jeśli zainteresował Cię powyższy wpis i chcesz wiedzieć więcej na poruszony w nim temat, zapraszamy do współpracy z nami. Specjaliści z naszego biura rachunkowego w Łodzi są do Twojej dyspozycji, skontaktuj się już dzisiaj i daj sobie pomóc.