Zatrudnianie pracownika krok po kroku

Często długi i żmudny proces rekrutacji to dopiero początek „przygody” z zatrudnianiem pracownika. Pracodawcę czeka szereg formalności, których musi dopełnić żeby zgodnie z przepisami zatrudnić pracownika. W naszym artykule opisujemy jak wygląda zatrudnianie pracownika krok po kroku.

Zatrudnianie pracownika. Sporządzenie i podpisanie umowy o pracę

Pierwszym obowiązkiem pracodawcy jest podpisanie z przyszłym pracownikiem umowy. Pracodawca musi zdecydować czy będzie to umowa cywilnoprawna, czy też umowa o pracę.

Minimalne wymogi umowy o pracę wskazuje art. 29 § 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem umowa o pracę określać musi:

• strony umowy,
• rodzaj umowy,
• datę zawarcia umowy,
• warunki pracy i płacy.

Umowa o pracę powinna zostać zawarta na piśmie. Zawarcie umowy bez zachowania formy pisemnej warunkuje powstanie dodatkowego obowiązku dla pracodawcy. Jest on wówczas obowiązany do potwierdzenia pracownikowi na piśmie ustaleń co do stron umowy, jej rodzaju oraz warunków przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Wszelkie zmiany warunków umowy o pracę wymagają zachowania formy pisemnej. Jeśli w umowie nie wskazano jej rodzaju, uznaje się, że umowa została zawarta na czas nieokreślony.

Zgodnie z art. 29 § 3 Kodeksu pracy na pracodawcy zatrudniającym pracownika w Polsce spoczywa obowiązek informacyjny. W terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę powinien poinformować pracownika o:

• obowiązującej go normie czasu pracy,
• częstotliwości wypłat wynagrodzenia,
• wymiarze przysługującego mu urlopu wypoczynkowego,
• długości okresu wypowiedzenia umowy,
• układzie zbiorowym pracy, którym jest on objęty.

Jeśli na pracodawcy nie spoczywa obowiązek ustalenia regulaminu pracy, informuje on dodatkowo pracownika o:

• porze nocnej,
• miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia,
• przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy,
• przyjętym sposobie usprawiedliwiania przez pracowników nieobecności w pracy.

Zatrudnianie pracownika a badania lekarskie

Wykonanie profilaktycznych badań przed podjęciem pracy przez pracownika jest wymogiem ustawowym. Pracownik, zgodnie z art. 229 § 1 Kodeksu pracy, podlega wstępnym badaniom lekarskim (z pewnymi wyjątkami). Wyjątek stanowią m.in. osoby przyjmowane ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą.

Badania przeprowadza lekarz medycyny pracy, na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę. Koszty badań profilaktycznych ponosi pracodawca. Co istotne, pracodawca zatrudniający pracownika w Polsce nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego. Z jego treści musi wynikać brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach opisanych w skierowaniu na badania. W określonych sytuacjach brak badań może prowadzić do uznania, że pracodawca odpowiada za szkodę na zdrowiu poniesioną przez pracownika. Osoba odpowiedzialna za takie naruszenie przepisów może zostać pociągnięta do odpowiedzialności karnej.

Obowiązki informacyjne pracodawcy dotyczące zagrożeń w miejscu pracy i ich eliminacji

Pracodawca chcący zatrudnić pracownika w Polsce ma obowiązek ochrony jego zdrowia i życia poprzez zapewnienie mu bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Zgodnie z art. 237³ § 1 Kodeksu pracy nie wolno dopuścić do pracy pracownika, jeśli nie posiada on dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad BHP. Szkolenia w zakresie BHP odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Pracodawca ma obowiązek przeszkolić pracownika w zakresie BHP przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzić okresowe szkolenia w tym zakresie. Obowiązek odbycia szkolenia z BHP ciąży również na pracodawcy. Szkolenie to powinno być okresowo powtarzane.

Procedurę szkolenia w zakresie BHP reguluje szczegółowo Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 roku w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Szkolenie z BHP prowadzone jest jako szkolenie wstępne i szkolenie okresowe.

Szkolenie wstępne powinno składać się z instruktażu ogólnego i stanowiskowego.

Podczas instruktażu ogólnego pracownik zapoznaje się z przepisami dotyczącymi BHP znajdującymi się w Kodeksie pracy oraz regulaminie pracy. Pracownik poznaje się również z zasady udzielania pierwszej pomocy.

W czasie instruktażu stanowiskowego pracownik zaznajamia się z metodami bezpiecznego wykonywania pracy oraz występującymi na danym stanowisku zagrożeniami.

Szkolenie z BHP musi trwać minimum 3 godziny lekcyjne, trwające po 45 minut. Po szkoleniu pracownik ma obowiązek potwierdzenia na piśmie zapoznania się z przepisami oraz zasadami BHP. Odbycie szkolenia wstępnego z BHP przez pracownika powinno zostać odnotowane w jego aktach osobowych.

Pracodawca zatrudniający pracownika w Polsce obowiązany jest również do przekazywania informacji na temat:

• zagrożeń dla życia i zdrowia występujących w zakładzie pracy na stanowisku pracy, na którym zatrudniony jest pracownik,
• zasad postępowania w przypadku awarii i innych sytuacji zagrażających zdrowiu,
• działań ochronnych i zapobiegawczych podjętych w celu wyeliminowania i ograniczeniu zagrożeń,
• pracowników wyznaczonych do udzielania pierwszej pomocy i wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników.

Zatrudnianie pracownika w Polsce a zgłoszenie do ZUS

Obowiązkiem pracodawcy związanym z zatrudnieniem pracownika w Polsce jest zgłoszenie go do ZUS-u oraz comiesięczne naliczanie i odprowadzanie składek ubezpieczeniowych. Ich wysokość uzależniona jest o wypłacanego wynagrodzenia.

Z tytułu umowy o pracę pracownik zatrudniony w Polsce obowiązkowo podlega:

• ubezpieczeniom społecznym (emerytalnemu, rentowemu, chorobowemu, wypadkowemu),
• ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Pracodawca obowiązany jest dostarczyć do ZUS-u w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy przez pracownika deklarację zgłoszeniową ZUS ZUA:

• osobiście (poprzez dostarczenie druku do placówki ZUS),
• listownie,
• elektronicznie (za pomocą platformy PUE ZUS bądź z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego i dedykowanych systemów).

Na pracodawcy zatrudniającym pracownika w Polsce ciąży również obowiązek opłacania składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Naliczane są one od kwoty stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe. Sposób obliczania składek określa Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

Jak zatrudnić pracownika będącego cudzoziemcem?

Pracodawca, jako podmiot powierzający wykonanie pracy, obowiązany jest zapewnić pracownikowi będącemu cudzoziemcem warunki pracy, które zgodne są z polskimi przepisami. Pracodawca musi więc zawrzeć z cudzoziemcem umowę o pracę lub umowę cywilnoprawną na piśmie. Umowa ta uwzględnia warunki zadeklarowane w zezwoleniu na pracę lub oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi.

Warunki zatrudnienia w Polsce pracownika będącego cudzoziemcem, który wykonuje pracę na podstawie umowy o pracę, nie mogą być mniej korzystne niż te, które gwarantują polskie przepisy prawa pracy. Dotyczą one m.in.:

• norm i wymiaru czasu pracy,
• wymiaru urlopu wypoczynkowego,
• minimalnego wynagrodzenia za pracę,
• bezpieczeństwa i higieny pracy,
• ochrony pracownic w okresie ciąży i w okresie urlopu macierzyńskiego.

Pracodawca zatrudniający cudzoziemca, który jest zatrudniony na podstawie umowy cywilnoprawnej, obowiązany jest zapewnić mu minimalne wynagrodzenie oraz bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

Przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca, pracodawca musi zażądać od niego okazania ważnego dokumentu uprawniającego go do pobytu w Polsce. Obowiązany jest również sprawdzić czy cudzoziemiec posiada tytuł pobytowy, który uprawnia go do podejmowania pracy na terytorium Polski.

Jak zatrudnić pracownika – podsumowanie

W sytuacji, gdy pracodawca chce w ramach prowadzonej działalności zatrudnić pracownika w Polsce, musi spełnić szereg obowiązków. Ich zakres zależny jest m.in. od formy umowy oraz indywidualnych uprawnień podatkowych i składkowych. Dla zatrudnienia pracownika w Polsce istotny jest również fakt czy pracownik jest obywatelem polskim, obcokrajowcem pochodzącym z kraju Unii Europejskiej, czy też spoza Unii.

Prowadzisz działalność gospodarczą, w ramach której zatrudniasz pracowników? Chcesz dowiedzieć się jakie spoczywają na Tobie obowiązki? Zapraszamy do kontaktu z naszymi specjalistami.