Od momentu wejścia w życie RODO także agencje pracy tymczasowej muszą przestrzegać surowych zasad ochrony danych osobowych. Wraz z nowymi wymaganiami w zakresie zbierania, przetwarzania i przechowywania danych osobowych, agencje pracy tymczasowej muszą upewnić się, że ich procesy i procedury są zgodne z przepisami RODO. Co to oznacza dla ich klientów i pracowników tymczasowych? W artykule tym omówimy palące kwestie wynikające z zagadnienia RODO a agencja pracy tymczasowej.
Spis treści
- Czym jest agencja pracy tymczasowej?
- Ochrona danych osobowych kandydatów do pracy a rola agencji pracy tymczasowej w procesie rekrutacji
- Rekrutacja a obowiązki agencji pracy tymczasowej
- Pracodawca użytkownik
- Jakie zagrożenia wynikają z braku przestrzegania przepisów RODO w agencji pracy tymczasowej?
Czym jest agencja pracy tymczasowej?
Agencja pracy tymczasowej to podmiot, który zajmuje się pośredniczeniem pomiędzy pracodawcami a pracownikami. Agencja taka zatrudnia pracowników, którzy są wypożyczani do innych firm potrzebujących dodatkowej siły roboczej na czas określony lub nieokreślony. W związku z tym agencja pracy tymczasowej przetwarza wiele danych osobowych swoich pracowników, a także klientów i partnerów biznesowych.
Przestrzeganie przepisów RODO jest niezbędne dla agencji pracy tymczasowej, aby uniknąć poważnych sankcji finansowych, ale przede wszystkim w celu ochrony prywatności danych osobowych swoich pracowników i kontrahentów. Agencja powinna stosować odpowiednie zabezpieczenia i procedury, aby minimalizować ryzyko naruszenia przepisów RODO.
Ochrona danych osobowych kandydatów do pracy a rola agencji pracy tymczasowej w procesie rekrutacji
Zgodnie z ustawą o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, agencja pracy tymczasowej jest odpowiedzialna za zatrudnianie pracowników tymczasowych. W ramach zawieranej umowy z pracodawcą użytkownikiem agencja taka odgrywa rolę administratora danych, tj. decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych kandydatów na pracowników tymczasowych, którzy są pozyskiwani przez agencję lub już znajdują się w jej bazie, a także tych, którzy biorą udział w procesie rekrutacji prowadzonym przez agencję. W ten sposób agencja pracy tymczasowej spełnia definicję administratora danych określoną w art. 4 pkt. 7 RODO, zgodnie z którą:
„„administrator” oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych; jeżeli cele i sposoby takiego przetwarzania są określone w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego, to również w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego może zostać wyznaczony administrator lub mogą zostać określone konkretne kryteria jego wyznaczania”.
Rekrutacja a obowiązki agencji pracy tymczasowej
W roli administratora danych osobowych agencja pracy tymczasowej jest zobligowana do przestrzegania wymogów dotyczących informowania kandydatów o przetwarzaniu ich danych zgodnie z art. 13 lub 14 RODO, w zależności od źródła pozyskania tych danych. Agencja przetwarza dane osobowe kandydatów w celu rekrutacji oraz wyboru odpowiednich pracowników tymczasowych dla pracodawców użytkowników. W związku z tym agencja musi zapewnić prawidłowe przetwarzanie danych osobowych, a także zniszczyć dokumenty aplikacyjne pozostałych kandydatów po zakończeniu rekrutacji.
Agencja pracy tymczasowej udostępnia również dane osobowe pracowników wyłonionych przez nią pracodawcom użytkownikom, aby ci ostatni mogli wykonywać swoje obowiązki jako pracodawcy. Taka wymiana danych między agencją a pracodawcą użytkownikiem odbywa się na podstawie porozumień między tymi podmiotami, w ramach których przekazywane są dane pracowników niezbędne do realizacji przez pracodawców użytkowników ich zadań i obowiązków jako pracodawców.
Pracodawca użytkownik
Agencja pracy tymczasowej jest administratorem danych w przypadku zawierania umów dotyczących zatrudnienia pracowników tymczasowych i odpowiada za szereg innych zadań. Jej rolę ściśle określa ustawa i umowa z pracodawcą użytkownikiem. Podobnie pracodawca użytkownik ma określone zadania i obowiązki wynikające z przepisów prawa. Zarówno agencja pracy tymczasowej, jak i pracodawca użytkownik ponoszą odpowiedzialność za realizację swoich celów, a w razie konieczności wykazania, na jakiej podstawie prawnej przetwarzają dane osobowe. W związku z tym relacje między agencją pracy tymczasowej i pracodawcą użytkownikiem będą w większości przypadków opierać się na klasycznym modelu administrator – administrator.
Zgodnie z ustawą o zatrudnieniu pracowników tymczasowych, pracodawca użytkownik ma szereg obowiązków dotyczących przetwarzania danych osobowych swoich pracowników tymczasowych, takich jak zapewnienie im bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, ewidencji pracowników tymczasowych i innych. Aby wypełnić te obowiązki, pracodawca użytkownik musi podjąć określone działania, takie jak prowadzenie szkoleń z zakresu BHP, sporządzanie protokołów powypadkowych, wydawanie kart dostępowych, ustalanie harmonogramów czasu pracy i przekazywanie list zatrudnionych pracowników organizacjom zrzeszającym pracowników. Wszystkie te czynności wiążą się z przetwarzaniem danych pracowników tymczasowych.
Ponadto, po wyłonieniu kandydatów do pracy, pracodawca użytkownik staje się administratorem ich danych osobowych i ma obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO. Ten obowiązek należy spełnić przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą.
Dlatego ważne jest, aby zarówno agencja pracy tymczasowej, jak i pracodawca użytkownik w trakcie nawiązywania współpracy prawidłowo zidentyfikowali swoje role i spełnili odpowiednie obowiązki wobec pracowników tymczasowych, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.
Jakie zagrożenia wynikają z braku przestrzegania przepisów RODO w agencji pracy tymczasowej?
Najważniejsze z nich to:
- Naruszenie prywatności pracowników i klientów – w agencji pracy tymczasowej przetwarza się duże ilości danych osobowych, takich jak imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL, numer dowodu osobistego, a także dane dotyczące kwalifikacji zawodowych. Niedostateczne zabezpieczenie tych danych może prowadzić do ich nieuprawnionego wykorzystania lub udostępnienia.
- Kary finansowe – jeśli agencja pracy tymczasowej nie przestrzega przepisów RODO, może być ukarana wysoką grzywną finansową, która może wynieść nawet do 20 milionów euro lub 4% całkowitego rocznego obrotu firmy.
- Strata reputacji – naruszenie prywatności danych osobowych pracowników i klientów może prowadzić do utraty zaufania i reputacji firmy, co w dłuższej perspektywie może skutkować utratą klientów i zysków.
Dlatego agencja pracy tymczasowej powinna stosować odpowiednie procedury i zabezpieczenia, takie jak szkolenia pracowników, polityki bezpieczeństwa, cykliczne audyty i monitorowanie procesów przetwarzania danych osobowych.
Jeśli zainteresował Cię powyższy wpis i chcesz wiedzieć więcej na poruszony w nim temat, zapraszamy do współpracy z nami. Specjaliści z naszego biura rachunkowego w Łodzi są do Twojej dyspozycji, skontaktuj się już dzisiaj i daj sobie pomóc.