Koszty NKUP – czym są?

Dlaczego każdy podatnik powinien wiedzieć, czym są koszty NKUP? Taka wiedza pozwoli mu m.in. uniknąć błędów w rozliczeniu podatkowym. Co się do nich zalicza? Wyjaśniamy, czym są NKUP.

Co to jest NKUP?

NKUP obejmują wydatki, których podatnik nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Takie, które:

• nie mają związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
• i nie służą osiągnięciu przychodów.

 Oznacza to, że nie mogą obniżyć podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

Katalog kosztów NKUP

Katalog kosztów NKUP jest zamknięty. Wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów określają:

• ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT),
• ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT).

Przykłady kosztów NKUP

Można wyróżnić kilka kluczowych kategorii wydatków zaliczanych do NKUP:

1. Kary umowne i odszkodowania:

• kary i odszkodowania związane z wadami towarów, robót i usług, zwłoką w dostawie lub usunięciu wad,
• wszelkiego rodzaju kary, koszty egzekucyjne oraz odsetki budżetowe.

2. Podatki i opłaty:

• podatek dochodowy, podatek od spadków i darowizn, podatek VAT (z pewnymi wyjątkami).
• naliczony podatek VAT może stanowić koszt uzyskania przychodów w przypadku:
• zwolnienia z podatku VAT,
• koszt nabycia towarów i usług w celu odsprzedaży/świadczenia usług zwolnionych z VAT.
• brak możliwości odliczenia VAT (np. usługi noclegowe)

3. Wynagrodzenia za pracę własną:

• w przypadku spółek osobowych – wynagrodzenia wypłacane współmałżonkowi lub małoletnim dzieciom za pracę w firmie nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.
• dotyczy to zarówno wypłat gotówkowych, jak i przelewów na rachunek bankowy.

4. Dokształcanie przedsiębiorcy:

• wydatki na dokształcanie, które nie dostarczają wiedzy niezbędnej do prowadzenia działalności, nie są kosztem uzyskania przychodów (np. nauka języków obcych).
• do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć jedynie koszty szkoleń i kursów ściśle związanych z daną działalnością.

5. Dodatkowe przykłady kosztów NKUP to:

• wydatki na reprezentację poniżej określonego progu,
• darowizny,
• kary administracyjne,
• wydatki na cele prywatne,
• podatki naliczone, ale niezapłacone.

Koszty NKUP a koszty uzyskania przychodu

Koszt uzyskania przychodu to wydatek poniesiony w celu:

• uzyskania przychodu, np. zakup materiałów do produkcji,
• zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, np. wynajem lokalu użytkowego.

Warunkami zaliczenia poszczególnych wydatków do kosztów uzyskania przychodu są:

• bezpośredni lub pośredni związek z działalnością, np. zakup materiałów biurowych,
• udokumentowanie wydatku, np. fakturą, rachunkiem,
• celowość wydatku – musi być racjonalny i uzasadniony ekonomicznie.
• brak na liście wydatków wyłączonych z kosztów, np. wydatki na alkohol.

Główne różnice pomiędzy kosztami NKUP a kosztami uzyskania przychodu to:

Czy można zakwestionować koszty uzyskania przychodu?

Koszty poniesione w innym celu niż związanym z działalnością nie stanowią kosztów podatkowych i mogą być zakwestionowane przez US. Urząd może uznać, że takie wydatki:

• mają pozorny charakter,
• są umieszczenie na liście w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT (zamknięty katalog wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów),
• nie spełniają ustawowych warunków,
• mają związek z przychodami zwolnionymi z podatku.

Skutki zakwestionowania kosztów uzyskania przychodu

Zakwestionowanie kosztów uzyskania przychodu skutkuje:

• brakiem możliwości zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,
• zwiększeniem podstawy opodatkowania,
• koniecznością zapłaty wyższego podatku.

Wyjątki od katalogu wydatków zaliczanych do NKUP

Istnieje kilka wyjątków od katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. Obejmują one m.in.:

• wydatki na reprezentację – do 150% limitu dziennego (200 zł dla podatników rozliczających się miesięcznie i 500 zł dla podatników rozliczających się kwartalnie),
• odsetki od pożyczek zaciągniętych na cele związane z działalnością gospodarczą.

Konsekwencje błędnego zaliczenia wydatków do NKUP

Błędne zaliczenie wydatków do NKUP może skutkować:

• doliczeniem podatku dochodowego od kwoty błędnie zaliczonych wydatków,
• odsetkami od zaległości podatkowych,
• karą pieniężną.

Koszty NKUP a środki trwałe

Nabycie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (WNiP) podlega innym zasadom rozliczeń w porównaniu do standardowych wydatków firmowych. Wynika to z ich specyficznej charakterystyki, tj.:

• długiego okresu użytkowania (ponad 1 rok)
• znacznej wartości początkowej (powyżej 10 000 zł netto).

Koszty NKUP związane z nabyciem środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych charakteryzuje to, że:

• dotyczą aktywów o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż 1 rok i wartości początkowej powyżej 10 000 zł netto.
• kosztem jest amortyzacja, czyli zużycie w czasie.
• amortyzacja rozliczana jest w okresach użytkowania.
• odpisy amortyzacyjne dokonywane są zgodnie ze stawką określoną w przepisach.

Koszty NKUP – podsumowanie

Znajomość katalogu wydatków NKUP jest niezwykle ważna dla każdego podatnika. Pozwala na prawidłowe rozliczenie podatku dochodowego i uniknięcie błędów, które mogą skutkować negatywnymi konsekwencjami. Przepisy dotyczące NKUP są często zmieniane, dlatego warto na bieżąco śledzić zmiany w tym zakresie.

Jeśli zainteresował Cię powyższy wpis i chcesz wiedzieć więcej na poruszony w nim temat, zapraszamy do współpracy z nami. Specjaliści z naszego biura rachunkowego w Łodzi są do Twojej dyspozycji, skontaktuj się już dzisiaj i daj sobie pomóc.

FAQ – Pytania i odpowiedzi na temat: Koszty NKUP