Podatnik VAT – rejestracja i obowiązki

Nie każdy przedsiębiorca podlega obowiązkowi rejestracji podatku VAT. Kto jest podatnikiem VAT?

Jak wygląda proces rejestracji? W jaki sposób prowadzić ewidencję podatkową? Odpowiedzi prezentujemy w artykule poniżej.

Podatnik VAT – obowiązkowa rejestracja

Obowiązek rejestracji VAT mają: osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą jako producenci, handlowcy, usługodawcy, w tym podmioty pozyskujące zasoby naturalne, rolnicy.

Obowiązek rejestracji jako podatnik VAT powstaje, gdy:

• wartość sprzedaży w poprzednim roku przekroczyła 200 000 zł (przesłanka podmiotowa),
• przedmiotem działalności gospodarczej jest sprzedaż towarów lub usług wskazanych w ustawie (przesłanka przedmiotowa).

Należy pamiętać, że w przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie trwania roku, próg wartości sprzedaży powinien być policzony proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności. Jeżeli wartość sprzedaży przekroczy 200 000 zł, zwolnienie traci moc od chwili czynności, która spowodowała przekroczenie ustawowego limitu.

Niezależnie od powyższych warunków ustawa określa rodzaje działalności, które podlegają obowiązkowej rejestracji podatku VAT, tj. m.in.:

• dostarczanie towarów opodatkowanych akcyzą (z ustawowymi wyjątkami),
• usługi prawnicze,
• działalność gospodarcza niezarejestrowana w Polsce.

Podatnik VAT – fakultatywna rejestracja

Fakultatywna rejestracja VAT może mieć miejsce, gdy przedsiębiorca:

• rozpoczyna działalność w bieżącym roku podatkowym i wie, że nie przekroczy 200 000 zł sprzedaży netto, obliczanej proporcjonalnie do liczby miesięcy w roku, w jakich będzie prowadzić działalność gospodarczą,
• wykazał w poprzednim roku podatkowym przychody ze sprzedaży poniżej 200 000 zł netto,
• jego działalność dotyczy czynności ustawowo zwolnionych z VAT (art. 43 ust. 1 Ustawy o VAT),
• nie ma w Polsce siedziby działalności gospodarczej, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, stałego miejsca zamieszkania lub zwykłego miejsca pobytu i wykonuje na terytorium Polski wyłącznie czynności takie jak np. usługi transportowe lub usługi telekomunikacyjne świadczone na rzecz osób niebędących podatnikami.

Jeśli przedsiębiorca nie ujawni się w rejestrze VAT, zostanie umieszczony w wykazie podatników VAT jako podatnik zwolniony z podatku VAT.

Przedsiębiorcy zwolnieni ustawowo z rejestracji VAT

Ustawa o podatku VAT zawiera katalog przedsiębiorców zwolnionych z obowiązku rejestracji. Wprowadza wyłączenie:

• podmiotowe – obejmuje rodzaj prowadzonej działalności; jeśli przedsiębiorca wykonuje wyłącznie działalność wskazaną w art. 43 ust. 1 ustawy, podlega wyłączeniu niezależnie do osiąganego przychodu, są to np. usługi medyczne, opieka nad osobami niepełnosprawnymi,
• przedmiotowe – chodzi o nieprzekroczenie limitu sprzedaży 200 000 zł, także przy rozpoczynaniu prowadzenia działalności gospodarczej w ciągu roku i planowania limitu sprzedaży.

Status podatnika zwolnionego od podatku VAT oznacza, że przedsiębiorca:

• nie ma obowiązku składać deklaracji rozliczających podatek VAT, np. JPK V7M,
• nie rozlicza w US podatku należnego z tytułu sprzedaży,
• nie ma prawa do odliczenia (zwrotu) podatku naliczonego.

Podatnik VAT – proces rejestracji

Zgłoszenie rejestracji podatku VAT może nastąpić:

• osobiście w US,
• pocztą,
• przez portal Biznes.gov.pl lub Portal Podatkowy.

Przedsiębiorcy zobowiązani do rejestracji podatku VAT powinni na formularzu VAT – R wybrać opcję – czynny podatnik VAT. Przedsiębiorcy z grupy zwolnionych z rejestracji VAT mogą, ale nie muszą składać tego formularza. Jeśli się zdecydują, wybierają opcję podatnik zwolniony z rejestracji VAT. Rejestracja wniosku jest bezpłatna. Można wystąpić z wnioskiem o potwierdzenie rejestracji, co wiąże się z opłatą 170 zł.

Zgłoszenia należy dokonać:

• przed dniem pierwszej sprzedaży towaru lub usługi, opodatkowanej podatkiem VAT,
• przed dniem utraty prawa do zwolnienia z rejestracji VAT,
• przed rozpoczęciem miesiąca, w którym przedsiębiorca zamierza zrezygnować ze zwolnienia podmiotowego lub zwolnienia, które przysługuje mu jako rolnikowi ryczałtowemu.

Po prawidłowym złożeniu wniosku US zweryfikuje zgłoszenie. Jeśli nie będzie dotknięte brakami, przedsiębiorca zostanie zarejestrowany najwcześniej w dniu złożenia formularza. US odmówi rejestracji, m.in. jeśli:

• w zgłoszeniu znajdą się dane niezgodne z prawdą,
• firma nie istnieje,
• nie można skontaktować się z przedsiębiorcą,
• sąd orzekł wobec przedsiębiorcy zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.

W razie odmowy rejestracji przedsiębiorcy przysługuje prawo do:

• wezwania Naczelnika US do usunięcia naruszenia prawa,
• wystąpienia ze skargą do sądu administracyjnego.

Zmiany danych wskazanych we wniosku rejestracyjnym należy zgłaszać w ciągu 7 dni od chwili ich wystąpienia, np. przejście na rozliczenie VAT w okresach kwartalnych. Dokonuje się tego na formularzu VAT-R, zaznaczając że chodzi o aktualizację danych. Nie dotyczy to np. zmiany nazwiska lub firmy. Takie dane zostają zmieniane w drodze formularza NIP-2.

Podatnik VAT – obowiązek prowadzenia ewidencji VAT

Czynny podatnik VAT ma obowiązek prowadzenia ewidencji VAT w formie elektronicznej. Dane w niej zawarte pozwalają przygotować prawidłową deklarację podatkową, informację podsumowującą oraz Jednolity Plik Kontrolny JPK_VAT. Obejmuje ewidencję:

• sprzedaży – pozwala wyliczyć podatek należy w danym okresie rozliczeniowym,
• zakupów – pozwala określić podatek podlegający odliczeniu.

Ewidencja podatku VAT nie obejmuje wydatków na zakupy zwolnione z opodatkowania, nieopodatkowane oraz od których nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego. Dlatego, że nie wpływają one ani na wysokość zobowiązania podatkowego, ani na poprawność rozliczenia podatku VAT. Ujawniane są w innych księgach. Ewidencja podatku VAT musi obejmować m.in.:

• przedmiot opodatkowania,
• podstawę opodatkowania,
• wysokość kwoty podatku należnego,
• wysokość korekt podatku należnego,
• wysokość kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego,
• wysokość korekt podatku naliczonego.

Istnieje także ewidencja uproszczona. Dotyczy przedsiębiorców, którzy:

• nie prowadzą ewidencji VAT ze względu na zwolnienie przedmiotowe – w tym przypadku nie ma w ogóle obowiązku prowadzenia ewidencji VAT ze względu na wykonywanie wyłącznie czynności zwolnionych z VAT,
• prowadzą ewidencję uproszczoną ze względu na limit do 200 000 zł.

Ewidencja uproszczona nie ma ustawowego wzoru. Należy prowadzić ją za każdy dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w następnym dniu. Pozwala kontrolować zachowanie limitu sprzedaży 200 000 zł. Powinna obejmować m.in. datę sprzedaży, wartość sprzedaży.

Podsumowanie

Rejestracja VAT to ustawowo uregulowana procedura obejmująca przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w Polsce. Może mieć charakter obligatoryjny lub fakultatywny i wiąże się z określonymi obowiązkami. Służy jednak utrzymaniu stabilności i pewności obrotu gospodarczego.

Jeśli zainteresował Cię powyższy wpis i chcesz wiedzieć więcej na poruszony w nim temat, zapraszamy do współpracy z nami. Specjaliści z naszego biura rachunkowego w Łodzi są do Twojej dyspozycji, skontaktuj się już dzisiaj i daj sobie pomóc.

Podatnik VAT – często zadawane pytania