Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy – jak się przygotować?

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy – jak się przygotować?
Halina Karpol-Korbecka

Halina Karpol-Korbecka

Prezes CGO Accounting sp. z o.o. / Główna księgowa

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy ma na celu zapewnienie bezpiecznych warunków pracy pracownikom oraz ochronę ich praw. To standardowa procedura, którą przechodzi każdy pracodawca. Warto się przygotować do kontroli PIP, by uniknąć niepotrzebnego stresu. Podpowiadamy, jak to zrobić.

Czym jest kontrola Państwowej Inspekcji Pracy?

Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) to urząd państwowy nadzorujący przestrzeganie prawa pracy w Polsce. Jej głównymi zadaniami są:

  • ochrona praw pracowników,
  • dbanie o bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

Jednym z najważniejszych narzędzi działania PIP jest kontrola pracodawców.

Rodzaje kontroli Państwowej Inspekcji Pracy

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy może odbyć się w określonych sytuacjach. Można wyróżnić następujące rodzaje kontroli PIP:

  • planowe – przeprowadzane zgodnie z rocznym planem kontroli, np. w branżach o podwyższonym ryzyku wypadków,
  • doraźne – mogą odbyć się w każdej chwili, np. w odpowiedzi na skargę pracownika, po wypadku przy pracy lub w przypadku podejrzenia łamania prawa pracy,
  • na wniosek pracownika – pracownik ma prawo złożyć w PIP anonimową skargę na pracodawcę, a inspektorzy PIP są zobowiązani do jej rozpatrzenia.
kontrola Państwowej Inspekcji Pracy

Kto podlega kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP)?

Kontrola PIP może objąć każdego pracodawcę, który zatrudnia osoby fizyczne. Podlegają jej m.in.:

  • firmy zatrudniające pracowników na umowę o pracę,
  • przedsiębiorcy zlecający wykonanie zadań na podstawie umów zlecenia lub o dzieło,
  • organy administracji publicznej,
  • stowarzyszenia.

Czy inspektor PIP zawiadamia o kontroli Państwowej Inspekcji Pracy?

Chociaż inspektorzy PIP mogą przeprowadzić kontrolę PIP bez uprzedzenia, często decydują się na poinformowanie pracodawcy o planowanej wizycie. Może to nastąpić na różne sposoby, m.in. poprzez:

  • rozmowę telefoniczną.
  • zawiadomienie na piśmie,
  • wiadomość e-mail.

Decyzja o sposobie poinformowania pracodawcy zależy od inspektora i celu kontroli. Jeśli kontrola jest wynikiem skargi pracownika, inspektor pracy nie może ujawnić tej informacji w czasie czynności, chyba że wnoszący skargę wyrazi na to zgodę. Celem informowania pracodawcy o planowanej kontroli jest:

  • umożliwienie pracodawcy przygotowania niezbędnych dokumentów i informacji,
  • ułatwienie przeprowadzenia kontroli.

Jak przygotować się do kontroli Państwowej Inspekcji Pracy?

Chcąc zapewnić płynny przebieg kontroli PIP, należy sprawdzić dwie kluczowe kwestie:

  1. Dokumentację – chodzi o zweryfikowanie jej:
    • kompletności – pracodawca powinien mieć wszystkie wymagane dokumenty, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej (m.in. umowy o pracę, regulaminy pracy, świadectwa pracy, listy płac, karty ewidencji czasu pracy, protokoły pourazowe),
    • porządku – dokumenty powinny być uporządkowane w sposób logiczny i łatwo dostępny dla inspektora PIP.
  2. Legalność zatrudniania pracowników – chodzi o:
    • weryfikację umów – obowiązkiem pracodawcy jest dokładne przejrzenie m.in. umów, na podstawie których zatrudnia pracowników o pracę i innych dokumentów związanych z zatrudnieniem; należy upewnić się, że zawierają wszystkie niezbędne elementy i są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa,
    • sprawdzenie statusu pracowników – czy wszyscy pracownicy są legalnie zatrudnieni, dotyczy to obywateli polskich, jak i cudzoziemców; zatrudniając cudzoziemców pracodawca powinien mieć pewność, że posiadają oni odpowiednie zezwolenia na pracę.

Wskazówki dotyczące przygotowania się do kontroli Państwowej Inspekcji Pracy przedstawia poniższa tabela:

ZadanieOpis
Analiza dokumentów do kontroli PIPZapoznanie się z aktualnymi wytycznymi i dokumentami PIP dotyczącymi kontroli, dostępnymi na stronie PIP
Gromadzenie dokumentówPrzygotowanie listy i zgromadzenie wszystkich dokumentów, które mogą być potrzebne podczas kontroli, np. regulamin pracy, rejestr czasu pracy, świadectwa pracy.
Audyt wewnętrznyAnaliza i zidentyfikowanie ewentualnych nieprawidłowości w zakresie przestrzegania prawa pracy w firmie.
Odpowiednia organizacja firmyUporządkowanie miejsca pracy i zapewnienie dostępności dokumentów pracowników.
Etapy przygotowania do kontroli PIP
kontrola Państwowej Inspekcji Pracy

Jak przebiega kontrola Państwowej Inspekcji Pracy?

Kontrola PIP przebiega według określonych zasad i schematów. Podczas kontroli inspektor PIP może sprawdzić m.in.:

  • przestrzeganie przepisy dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy przez pracodawcę,
  • prawidłowość naliczania i wypłacania wynagrodzenia,
  • przestrzegane przepisów dotyczących czasu pracy,
  • legalność zatrudnienia pracowników.
  • zasady prowadzenia dokumentów kadrowych w firmie.

Inspektor przeprowadzający kontrolę PIP ma szerokie uprawnienia. Może m.in.:

  • wejść na teren, do obiektów i pomieszczeń kontrolowanego podmiotu,
  • dokonywać oględzin obiektów, stanowisk pracy, maszyn, urządzeń i procesów technologicznych,
  • żądać ustnych i pisemnych informacji od osób objętych kontrolą, w tym pracowników i pracodawców.
  • weryfikować tożsamość osób pracujących i przebywających na terenie firmy.
  • korzystać z pomocy biegłych, specjalistów i laboratoriów.

Odmowa współpracy nie zwalnia z obowiązku poddania się kontroli. Inspektor może w razie potrzeby wezwać Policję. Z przeprowadzonej kontroli inspektor sporządza protokół pokontrolny, który podpisuje on i przedstawiciel kontrolowanego podmiotu. Pracodawca ma 7 dni na zgłoszenie uwag do protokołu do Okręgowego Inspektoratu Pracy (OIP), np. OIP w Łodzi.

Ile będzie wynosić minimalne wynagrodzenie w 2024 roku? Sprawdzisz tutaj

Obowiązki pracodawcy w czasie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy

Podczas kontroli PIP pracodawca ma szereg obowiązków, których celem jest zapewnienie sprawnego przebiegu kontroli i ułatwienie inspektorowi pracy wykonywania jego zadań. Oto najważniejsze z nich:

  1. Zapewnienie dostępu do dokumentów i informacji, tj.:
    • przedstawianie żądanych dokumentów i materiałów,
    • udzielanie pisemnych i ustnych informacji dotyczących kwestii objętych kontrolą.
  2. Wsparcie techniczne, tj.:
    • udostępnienie niezbędnych urządzeń technicznych, np. komputera, drukarki, skanera,
    • zapewnienie oddzielnego pomieszczenia (opcjonalnie) z odpowiednim wyposażeniem technicznym.
  3. Współpraca, tj.:
    • aktywna współpraca pracodawcy z inspektorem i udzielanie mu niezbędnej pomocy,
    • zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy podczas kontroli.

Prawa i obowiązki pracodawcy po kontroli Państwowej Inspekcji Pracy?

Po zakończeniu kontroli PIP pracodawca powinien:

  1. Zapoznać się z protokołem pokontrolnym – inspektor PIP sporządzi protokół pokontrolny, w którym opisze przebieg kontroli, stwierdzone nieprawidłowości i zalecenia pokontrolne. Pracodawca ma prawo do zapoznania się z protokołem i złożenia pisemnych uwag w ciągu 7 dni od daty jego sporządzenia,
  2. Przeanalizować wyniki kontroli, by ustalić, jakie kroki należy podjąć, aby wdrożyć zalecenia pokontrolne.
  3. Wdrożyć zmiany – może to oznaczać np. zmianę regulaminu pracy, przeszkolenie pracowników lub zakup nowego sprzętu.
kontrola Państwowej Inspekcji Pracy

Jakie kary mogą grozić pracodawcy po kontroli Państwowej Inspekcji Pracy?

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości PIP może nałożyć na pracodawcę różne kary, m.in.:

  • mandat karny.
  • nakaz usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.
  • ograniczenie lub zawieszenie działalności zakładu pracy.
  • złożyć wniosek o ukaranie pracodawcy do sądu.

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy – Podsumowanie

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy to standardowa procedura, w której może uczestniczyć każdy pracodawca. Ma na celu ochronę praw pracowników i zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Dbając o przestrzeganie prawa pracy i przygotowując się do kontroli PIP, pracodawca może zapewnić sobie spokój i bezpieczeństwo swojego biznesu.

Jeśli zainteresował Cię powyższy wpis i chcesz wiedzieć więcej na poruszony w nim temat, zapraszamy do współpracy z nami. Specjaliści z naszego biura rachunkowego w Łodzi są do Twojej dyspozycji, skontaktuj się już dzisiaj i daj sobie pomóc.

FAQ – Pytania i odpowiedzi na temat: Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy

Czym jest kontrola Państwowej Inspekcji Pracy?

Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) to urząd państwowy nadzorujący przestrzeganie prawa pracy w Polsce. Kontrola PIP jest jednym z jej najważniejszych narzędzi działania i polega na sprawdzeniu, czy pracodawca przestrzega przepisów prawa pracy.

Kiedy może odbyć się kontrola Państwowej Inspekcji Pracy?

Kontrola PIP może odbyć się w każdej chwili i o każdej porze dnia i nocy. Inspektorzy PIP mają prawo wstępu do zakładu pracy, żądania udostępnienia dokumentów i rozmowy z pracownikami.

Jakie są rodzaje kontroli Państwowej Inspekcji Pracy?

Istnieje kilka rodzajów kontroli PIP:
– planowe – przeprowadzane zgodnie z rocznym planem kontroli, np. w branżach o podwyższonym ryzyku wypadków.
– doraźne – mogą odbyć się w każdej chwili, np. w odpowiedzi na skargę pracownika, po wypadku przy pracy lub w przypadku podejrzenia łamania prawa pracy.
– na wniosek pracownika – pracownik ma prawo złożyć w PIP anonimową skargę na pracodawcę, a inspektorzy PIP są zobowiązani do jej rozpatrzenia.

Co zrobić, aby przygotować się do kontroli Państwowej Inspekcji Pracy?

Dokładne przygotowanie do kontroli PIP to kluczowy element, który może znacząco ułatwić cały proces i zminimalizować ryzyko nieprzyjemnych konsekwencji. Oto kilka kroków, które należy wykonać:
– zapoznać się z dokumentami PIP, dostępnymi na strony internetowej PIP,
– zgromadzić niezbędne dokumenty – należy przygotować listę i zgromadzić wszystkie dokumenty, które mogą być potrzebne podczas kontroli, np. regulamin pracy, rejestr czasu pracy, świadectwa pracy,
– przeprowadzić audyt wewnętrzny, by wykryć ewentualne nieprawidłowości w zakresie przestrzegania prawa pracy,
– przeszkolić pracowników i przeprowadź szkolenie dla pracowników, na którym omówione będę ich prawa i obowiązki oraz wytyczne kontroli PIP,
– zadbać o porządek i dostępność w miejscu pracy i upewnić się, że wszystkie niezbędne dokumenty są łatwo dostępne.

Jakie są prawa pracodawcy podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy?

Pracodawca ma prawo do:
– zapoznania się z protokołem pokontrolnym i złożenia pisemnych uwag,
– odwołania się od wyników kontroli do wyższej instancji PIP,
– skonsultowania się z prawnikiem,
– dostępu do informacji na temat procedur kontrolnych PIP.

Jakie kary mogą grozić pracodawcy po kontroli Państwowej Inspekcji Pracy?

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości PIP może nałożyć na pracodawcę różne kary, m.in.:
– mandat karny
– nakaz usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości
– ograniczenie lub zawieszenie działalności zakładu pracy
– wniosek o ukaranie do sądu

Gdzie uzyskać więcej informacji na temat kontroli Państwowej Inspekcji Pracy?

Więcej informacji na temat kontroli PIP można znaleźć na stronie internetowej PIP lub skontaktować się z właściwym oddziałem PIP.

Wyróżniony ekspert

Halina Karpol-Korbecka

Prezes CGO Accounting sp. z o.o. / Główna księgowa
Obsługa cudzoziemców