Zasady pracy zdalnej

W ostatnich latach praca zdalna zyskała na popularności. Przyczynił się do tego zarówno rozwój technologii, jak i rozszerzone, doprecyzowane przepisy jej dotyczące. Jakie są zasady pracy zdalnej? Kto może się o nią ubiegać, a komu przepisy jej zabraniają? Wszystko, co warto wiedzieć o pracy zdalnej, przedstawiamy w artykule poniżej.

Spis treści

• Jakie przepisy regulują zasady pracy zdalnej?
• Czym na gruncie obowiązujących przepisów jest praca zdalna?
• Jak wprowadzić pracę zdalną na gruncie obowiązujących przepisów?
• Zasady pracy zdalnej – kto zgodnie z przepisami może o nią zawnioskować?
• Zasady pracy zdalnej – komu przepisy zabraniają pracy zdalnej?
• Zasady pracy zdalnej – kiedy pracodawca może wydać polecenie pracy zdalnej?
• W jaki sposób należy określić zasady wykonywania pracy zdalnej?
• Zasady pracy zdalnej – jakie obowiązki ma pracodawca?
• Zasady pracy zdalnej – jakie uprawnienia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy zdalnej ma pracodawca?
• Zasady pracy zdalnej – podsumowanie

Jakie przepisy regulują zasady pracy zdalnej?

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy reguluje instytucję pracy zdalnej. Przepisy te zostały wprowadzone ustawą z dnia 1 grudnia 2022 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy i niektórych innych ustaw. Po upływie dwóch miesięcy od ogłoszenia ustawy, czyli w dniu 7 kwietnia 2023 roku, w życie weszły regulacje dotyczące pracy zdalnej. Przepisy określają takie kwestie, jak wprowadzenie pracy zdalnej, polecenie jej wykonywania czy związane z nią obowiązki i uprawnienia pracodawcy.

Czym na gruncie obowiązujących przepisów jest praca zdalna?

Kodeks pracy określa również, czym jest praca zdalna. Przepisy definiują ją jako pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Jest to również praca wykonywana pod adresem zamieszkania. Praca zdalna to praca w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Praca może więc być wykonywana zarówno w pełnym wymiarze czasu, jak i częściowo, jako praca zdalna. Przepisy jako miejsce jej wykonywania określają to wskazane przez pracownika. Musi ono jednak zostać zaakceptowane przez pracodawcę. Praca zdalna może być wykonywana nie tylko za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, lecz także z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Jak wprowadzić pracę zdalną na gruncie obowiązujących przepisów?

Strony umowy o pracę mogą uzgodnić wykonywanie pracy zdalnej. Przepisy rozróżniają dwa sposoby:

1. przy zawieraniu umowy o pracę,
2. w trakcie trwania zatrudnienia.

Strony przy zawieraniu umowy o pracę mogą postanowić, że będzie ona świadczona w sposób zdalny. W tym przypadku, w celu zmiany warunków wykonywania pracy na pracę stacjonarną, niezbędne jest porozumienie pracownika i pracodawcy lub wypowiedzenie warunków pracy na zasadach ogólnych.

W trakcie trwania zatrudnienia również można wprowadzić pracę zdalną. Przepisy przewidują kilka trybów wprowadzenia pracy w formie zdalnej oraz umożliwienia stronom powrotu do wykonywania pracy stacjonarnie.

Zasady pracy zdalnej – kto zgodnie z przepisami może o nią zawnioskować?

Wyróżnia się kilka grup pracowników, którzy mogą złożyć wiążący wniosek o wykonywanie pracy zdalnej. Przepisy wymieniają między innymi:

• pracownice w ciąży,
• pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
• pracowników sprawujących opiekę nad członkiem najbliższej rodziny lub domownikiem, posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności,
• część pracowników, którzy na podstawie dotychczasowych przepisów uprawnieni byli do złożenia u pracodawcy wiążącego wniosku o wykonywanie pracy w indywidualnym, przerywanym lub ruchomym systemie czasu pracy.

Wyżej wspomniane grupy pracowników wyłoniono zgodnie z kryterium ułatwienia im łączenia obowiązków rodzicielskich i opiekuńczych z zawodowymi. Jest to stała tendencja zmian w przepisach prawa pracy.

Zasady pracy zdalnej – komu przepisy zabraniają pracy zdalnej?

Ustawodawca odniósł się również do bezpieczeństwa pracy zdalnej. Przepisy wyłączają możliwość wykonywania w trybie zdalnym takich prac, jak:

• prace szczególnie niebezpieczne,
• prace, w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
• prace z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie,
• prace związane ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy,
• prace powodujące intensywne brudzenie.

Zasady pracy zdalnej – kiedy pracodawca może wydać polecenie pracy zdalnej?

Pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej. Przepisy pozwalają mu na skorzystanie z tego uprawnienia:

1) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,

2) w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie będzie czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej – jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej. Przepisy wskazują, że musi zrobić to z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem.

W jaki sposób należy określić zasady wykonywania pracy zdalnej?

Ustawodawca wskazał również, jak należy określić zasady wykonywania pracy zdalnej. Przepisy zawierają następujące wskazówki:

1. Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową. W przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami.
2. Jeśli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie. Musi on uwzględnić ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.
3. Jeśli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie. Musi uprzednio skonsultować się z przedstawicielami pracowników.
4. Gdy nie zostało zawarte porozumienie albo nie został wydany regulamin, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu bądź porozumieniu z pracownikiem.

Zgodnie z przepisami o pracy zdalnej, porozumienie oraz regulamin określają m.in.:

• grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną,
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
• zasady kontroli w zakresie BHP.

Zasady pracy zdalnej – jakie obowiązki ma pracodawca?

Na pracodawcy ciąży szereg obowiązków związanych z pracą zdalną. Przepisy wskazują, że ma on obowiązek:

1) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,

2) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,

3) pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie albo poleceniu,

4) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Strony ustalają zasady wykorzystywania przez pracownika materiałów i narzędzi pracy niezapewnionych przez pracodawcę przy wykonywaniu pracy zdalnej. Przepisy przyznają pracownikowi w takim przypadku ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Zasady pracy zdalnej – jakie uprawnienia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy zdalnej ma pracodawca?

Ustawodawca przyznał pracodawcy szereg uprawnień w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy zdalnej. Przepisy uprawniają go do:

• kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracownika,
• kontroli w zakresie BHP lub kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji,

na zasadach określonych w porozumieniu albo regulaminie.

Kontrola przeprowadzana jest w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Zasady pracy zdalnej – podsumowanie

Praca zdalna została uregulowana w polskim Kodeksie pracy stosunkowo niedawno. Dotyczące jej regulacje wychodzą naprzeciw oczekiwaniom zarówno pracowników, jak i pracodawców. Przy tworzeniu zasad o pracy zdalnej wykorzystano doświadczenia zdobyte przy stosowaniu rozwiązań prawnych dotyczących telepracy oraz pracy zdalnej określonej dotychczas w ustawie covidowej.

Jeśli zainteresował Cię powyższy wpis i chcesz wiedzieć więcej na poruszony w nim temat, zapraszamy do współpracy z nami. Specjaliści z naszego biura rachunkowego w Łodzi są do Twojej dyspozycji, skontaktuj się już dzisiaj i daj sobie pomóc.