Jak przygotować przedprocesowe wezwanie do zapłaty?

Jak przygotować przedprocesowe wezwanie do zapłaty?
Halina Karpol-Korbecka

Halina Karpol-Korbecka

Prezes CGO Accounting sp. z o.o. / Główna księgowa

Klienci zalegają z płatnościami? Jednym ze sposobów na to, by się o nie upomnieć bez wchodzenia od razu na drogę sądową, jest przedprocesowe wezwanie do zapłaty. Zobacz, jak się do niego przygotować.

Przedprocesowe wezwanie do zapłaty – co to jest?

Przedprocesowe wezwanie do zapłaty to dokument, którego istotą jest skłonienie dłużnika do uregulowania zaległości finansowych wobec kontrahenta. To pierwszy etap polubownego dochodzenia należności, który może pomóc zaoszczędzić czas i pieniądze.

Przedprocesowe wezwanie do zapłaty – wzór

Nie ma oficjalnego i jednego wzoru wezwania do zapłaty. Ważne, aby:

było napisane językiem stanowczym, powinno być jasne i zrozumiałe dla dłużnikanp. Wzywam do niezwłocznego uregulowania należności z tytułu …
zawierało dane stron (wierzyciela i dłużnika)  np. Jan Kowalski, Adam Nowak wraz z adresami zamieszkania
wskazywało podstawę zadłużenianp. numer faktury VAT, umowa o dzieło  
informowało o kwocie zadłużenia  np. 10.000 złotych
wskazywało termin zapłaty  np. w ciągu 14 dni od dnia doręczenia
określało konsekwencje niespełnienia zobowiązania  np. naliczenia odsetek, wytoczenia powództwa przed sądem
wskazywało sposób zapłatynp. wpłata na określony numer rachunku bankowego
określało datę i miejsce wystawienia wezwania do zapłaty 
było podpisane przez wierzyciela 
Informacje, jakie powinno zawierać wezwanie do zapłaty

Przedprocesowe wezwanie do zapłaty można wysłać za pomocą listu poleconego lub doręczyć osobiście. Przed wysłaniem wezwania do zapłaty warto spróbować skontaktować się z dłużnikiem i polubownie rozwiązać problem.

Przedprocesowe wezwanie do zapłaty

Jak zwiększyć skuteczność wezwania do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty powinno jasno informować dłużnika o dalszych krokach wierzyciela w przypadku braku płatności. Aby zwiększyć jego skuteczność, warto zaznaczyć, że niespełnienie zobowiązania może skutkować m.in.:

wstrzymaniem dostaw towarów lub usługwierzyciel ma prawo zaprzestać realizacji kolejnych zamówień, dopóki nie otrzyma należności za już wykonane usługi lub dostarczone towary
postępowaniem sądowymw przypadku braku reakcji na wezwanie do zapłaty wierzyciel może skierować sprawę do sądu; warto też poinformować dłużnika, że to on może ponieść koszty procesu sądowego, jeśli sąd uwzględni żądania wierzyciela
sprzedażą długuwierzyciel może sprzedać dług firmie windykacyjnej, która zajmie się jego dalszą windykacją
opublikowaniem danych w BIGinformacja o negatywnej historii płatności dłużnika może zostać umieszczona w bazach BIG; to może utrudnić dłużnikowi zaciąganie kredytów i zawieranie umów z kontrahentami w przyszłości
Przykłady konsekwencji wynikających z niespełnienia wezwania do zapłaty

Dodatkowo w przedsądowym wezwaniu do zapłaty warto:

  • stosować wyróżnienia, np. czerwony kolor, powiększona czcionka, by podkreślić najważniejsze informacje, takie jak kwota długu, termin spłaty i konsekwencje niespełnienia zobowiązania,
  • zachować stanowczy, ale rzeczowy ton – celem wezwania do zapłaty jest skłonienie dłużnika do zapłaty, a nie jego zastraszanie; dlatego należy unikać agresywnego języka i stosować się do zasad kultury biznesowej,
  • przestrzegać poprawności merytorycznej i językowej – wezwanie do zapłaty powinno być wolne od błędów ortograficznych i gramatycznych.
Przedprocesowe wezwanie do zapłaty

Czy można wysłać wezwanie do zapłaty po angielsku?

Wiele firm decyduje się na wezwanie do zapłaty po angielsku, szczególnie w przypadku kontraktów międzynarodowych lub klientów zagranicznych. To sposób na dochodzenie należności poza Polską. Należy jednak upewnić się, że obie strony znają i rozumieją język angielski. Równie ważne jest by:

  • zachować przejrzystość komunikatu,
  • utrzymać profesjonalny, zwięzły i uprzejmy, ale stanowczy ton,
  • precyzyjnie określić termin płatności,
  • poinformować o terminie płatności oraz o konsekwencjach jej braku,
  • przestrzegać poprawności gramatycznej i językowej (zgodnych z zasadami języka angielskiego).

Wezwanie do zapłaty należy podpisać oraz wskazać miejsce i datę jego sporządzenia. Można je wysłać pocztą tradycyjną lub e-mailem.

Kiedy wysłać przedprocesowe wezwanie do zapłaty?

Ustawodawca nie określa jednoznacznie momentu, w którym wierzyciel powinien sporządzić i wysłać wezwanie do zapłaty. W praktyce rzadko wysyła się je z powodu drobnych opóźnień, jednak nie warto zwlekać zbyt długo. Decyzja o sporządzeniu wezwania do zapłaty powinna opierać się na zdrowym rozsądku oraz uwzględniać:

  • wysokość długu,
  • relacje z dłużnikiem,
  • historię spłat dłużnika.
Przedprocesowe wezwanie do zapłaty

Ile wezwań do zapłaty wysłać?

Ustawodawca nie rozstrzyga jednoznacznie również tej kwestii. To oznacza, że wierzyciel może wysłać wiele wezwań do zapłaty. Jednak w sytuacji, gdy dłużnik ignoruje pisma, warto podjąć inne kroki, np. wytoczenie powództwa. Dla utrzymania jak największej skuteczności można wysłać:

  • wezwania do zapłaty,
  • przedsądowe wezwanie do zapłaty, zawierające czytelny komunikat o konsekwencjach w przypadku nieuiszczeniu należności (wytoczenie powództwa przed sądem).

Przedprocesowe wezwanie do zapłaty. Podsumowanie

Przedprocesowe wezwanie do zapłaty to skuteczne narzędzie do odzyskiwania należności, ale nie gwarantuje sukcesu. Warto je wysłać w odpowiednim momencie, z zachowaniem zasad kultury biznesowej i jasnym określeniem konsekwencji niespełnienia zobowiązania. W przypadku braku reakcji dłużnika wierzyciel ma do dyspozycji szereg innych możliwości, takich jak dochodzenie roszczeń na drodze sądowej czy współpraca z firmą windykacyjną.

Jeśli zainteresował Cię powyższy wpis i chcesz wiedzieć więcej na poruszony w nim temat, zapraszamy do współpracy z nami. Specjaliści z naszego biura rachunkowego w Łodzi są do Twojej dyspozycji, skontaktuj się już dzisiaj i daj sobie pomóc.

FAQ – Pytania i odpowiedzi

Co to jest wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty to pismo informujące dłużnika o zaległej należności i wzywające go do jej uregulowania w określonym terminie. Jest to pierwszy krok polubownego dochodzenia należności, który może zaoszczędzić firmie czasu i pieniędzy.

Kiedy wysłać wezwanie do zapłaty?

Nie ma sztywnego terminu na wysłanie wezwania do zapłaty. Należy kierować się zdrowym rozsądkiem, biorąc pod uwagę m.in. wartość długu, relacje z dłużnikiem i jego historię spłat.

Co powinno zawierać wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty powinno zawierać co najmniej:
– dane wierzyciela i dłużnika,
– kwotę długu,
– dokładny termin spłaty,
– numer faktury lub innego dokumentu potwierdzającego należność,
– konsekwencje niespełnienia zobowiązania (np. odsetki, skierowanie sprawy do sądu),
– podpis wierzyciela.

Jak wysłać wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty można wysłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru lub doręczyć osobiście.

Co zrobić, jeśli dłużnik nie reaguje na wezwanie do zapłaty?

W przypadku braku reakcji dłużnika wierzyciel może:
– skierować sprawę do sądu,
– sprzedać dług firmie windykacyjnej,
– opublikować dane w BIG (Biurach Informacji Gospodarczej).

Czy warto skorzystać z pomocy prawnika przy sporządzaniu wezwania do zapłaty?

Pomoc prawnika może być przydatna, szczególnie w przypadku skomplikowanych spraw lub braku doświadczenia w dochodzeniu należności.

Gdzie mogę znaleźć wzory wezwań do zapłaty?

Wzory wezwań do zapłaty można znaleźć w internecie lub skorzystać z pomocy prawnika.

Wyróżniony ekspert

Halina Karpol-Korbecka

Prezes CGO Accounting sp. z o.o. / Główna księgowa
Obsługa cudzoziemców